Gestionale multi-azienda

Il punto di partenza

Il gestionale è nato per una società di consulenza finanziaria che si appoggiava a fogli Google e a servizi esterni in abbonamento: MailerLite per la newsletter, Zapier per i collegamenti fra un servizio e l’altro (138 flussi, 109 attivi). Ogni domanda che attraversava due strumenti, come “questo cliente ha aperto la nostra ultima email?”, richiedeva un’esportazione e un incrocio a mano.

Con il tempo si sono aggiunte altre attività: un’agenzia di creator, una sala feste e un negozio di arredamento. Tutte avevano bisogno di clienti, calendario, contatti e conti, ma ognuna con le sue regole.

Cosa abbiamo fatto

Abbiamo scritto un unico software, invece di un programma per ogni azienda. Ogni azienda entra dal proprio indirizzo e vede solo i moduli che le servono. Cosa può fare ogni persona lo decide il server in base al ruolo, non la pagina: nascondere un pulsante non basta a proteggere un dato.

Abbiamo portato dentro, un pezzo alla volta, quello che prima stava fuori. La newsletter spedisce da sola tramite Amazon SES, con contatti, liste e automazioni importati da MailerLite. I flussi di Zapier sono diventati automazioni interne, con un registro che mostra cosa è partito e cosa no. La fattura elettronica esce in formato XML pronta per lo SdI.

Lo stesso software serve anche le pagine pubbliche: area clienti, raccolta dei dati di fatturazione, prenotazione delle call, richiesta delle feste. I siti dei clienti gli mandano moduli, commenti e iscrizioni, e ricevono da lui il riquadro contatti, le statistiche delle visite e l’informativa privacy.

Il database cresce con migrazioni scritte a mano e commentate: oggi sono oltre 340, e ognuna spiega perché una tabella è fatta in quel modo.

Com’è fatto

• Frontend in React con Vite, backend Node.js con Express, database PostgreSQL
• Server web nginx davanti a tutto, sui nostri server europei
• Accesso con password e autenticazione a due fattori
• Permessi per azienda, ruolo e utente, controllati dal server
• Portali esterni per clienti, creator e rete commerciale nella stessa applicazione

I moduli

Vendite e clienti

• Vendite & Lead: lista, pipeline, attività da fare, check-up
• CRM: aziende con cui si tratta
• Rinnovi: clienti da ricontattare mese per mese
• Hub contatti: rete di TV, investitori, eventi e brand
• Consulenza: clienti, portafogli, antiriciclaggio, contratti e raccomandazioni
• Compensi: calcolo di quanto spetta a ogni consulente

Amministrazione

• Fatturazione: raccolta dati dai clienti e fattura elettronica XML
• Entrate e uscite: per società, con autofatture
• Contabilità: partita doppia, IVA, cespiti, bilancio
• Contratti: generazione automatica dei PDF
• Deposito: spazi in affitto e canoni
• GDPR e privacy: scansione siti, policy, banner cookie, registro consensi

Comunicazione e marketing

• Newsletter: invio tramite Amazon SES, al posto di MailerLite
• Podcast: pubblicazione su Spotify e sulle altre app
• Video e montaggio: libreria video, taglio e sottotitoli
• Calendario creator: uscite e spazi sponsor
• Visite: statistiche dei siti senza cookie
• Widget dei siti: riquadro contatti e chat
• Sito: contatti, commenti e negozio dei siti collegati

Operatività

• Agenda: prenotazione call con promemoria, videochiamata e Google Calendar
• Automazioni: collegamenti fra Stripe, WooCommerce, LearnDash e fogli Google
• Bacheche e lavagne: kanban e tela infinita
• Taccuino: appunti e scadenze
• Documenti: archivio file con accesso unico
• Utility PDF: unire, dividere e convertire PDF
• Cruscotto: stato di server, posta e siti
• Partyland: calendario sala, famiglie e prestiti

Strumenti di settore

• Mercati: grafici a candele, indicatori, avvisi, backtest e screener
• Simulatori: TFR contro fondo pensione, mutuo, rendita, PAC
• Iscrizione albo: percorso guidato per i consulenti
• Antiscam cripto: tracciamento dei fondi su blockchain
• Affari: occasioni da Subito, Vinted ed eBay

Risultato

Quattro aziende di settori diversi lavorano ogni giorno sullo stesso gestionale. Newsletter, automazioni, fatturazione, prenotazioni e documenti non passano più da abbonamenti esterni, e i dati di clienti, ordini e comunicazioni stanno nello stesso database, dove si possono incrociare senza esportare niente.