Un idraulico di Terni manda un preventivo da [email protected]. Un concorrente lo manda da [email protected]. Il prezzo è lo stesso, il lavoro anche. Ma il secondo indirizzo dice subito una cosa: dietro c’è un’attività con un nome, un sito, una struttura. È un dettaglio, e i dettagli contano quando il cliente non ti conosce.
Avere un’email con il tuo dominio è più semplice e meno caro di quanto si pensi. In questa guida vedi cosa serve, le tre strade possibili con i costi, quali caselle aprire e come evitare il problema più comune: le email che finiscono nello spam.
Cosa serve per avere un’email con il tuo dominio?
Servono due cose, più un collegamento fra loro.
- Un dominio intestato a te, come tuaazienda.it. Se non ce l’hai o non sai a chi è intestato, parti dalla guida su come registrare un dominio .it e a chi intestarlo.
- Un servizio di posta, cioè un server che riceve, conserva e spedisce i messaggi per conto tuo.
- I record DNS del dominio, le impostazioni che dicono a internet dove consegnare la posta indirizzata a te (i record MX) e chi è autorizzato a spedire a tuo nome (SPF, DKIM e DMARC).
Il sito non è necessario. Puoi avere la posta con il tuo dominio anche senza sito, e il sito può stare su un fornitore diverso da quello della posta: i record sono indipendenti.
Quali sono le strade per crearla?
Ce ne sono tre. Nessuna è giusta per tutti: dipende da quante persone siete, da quanto spazio vi serve e da quanto volete dipendere da un grande fornitore esterno.
1. Le caselle incluse nell’hosting
Molti hosting includono alcune caselle email con il dominio. È la strada più economica e per un professionista che scrive poche email al giorno può bastare.
I limiti da controllare sono lo spazio per casella, il filtro antispam e soprattutto la reputazione del server di invio: su un hosting condiviso spediscono dallo stesso server molti clienti diversi, e se uno di loro manda spam ne risente anche chi non c’entra.
2. Un servizio per utente: Google Workspace o Microsoft 365
Google Workspace e Microsoft 365 offrono posta con il tuo dominio, calendario, archivio file e videochiamate, con un abbonamento per ogni utente. Il vantaggio è che usi strumenti che conosci già, come l’interfaccia di Gmail o Outlook.
Sulla pagina prezzi di Google Workspace, quando scriviamo, il piano Business Starter costa 6,80 euro per utente al mese con il piano flessibile, IVA esclusa, con 30 GB di spazio per persona condiviso nell’organizzazione. Microsoft 365 ha piani business con un costo per utente dello stesso ordine: controlla il prezzo aggiornato sul sito di Microsoft prima di decidere, perché cambia tra pagamento mensile e annuale.
Il punto da valutare è che il costo cresce con le persone: cinque collaboratori sono cinque abbonamenti. E una casella condivisa come info@ può richiedere a sua volta una licenza o una configurazione apposita.
3. Un server di posta gestito da un fornitore
La terza strada è affidare la posta a un fornitore che gestisce il proprio server, con le caselle che servono e un costo che di solito è annuale e non per persona. È quello che facciamo noi: la posta dei clienti gira sui nostri server in Europa, con antispam, antivirus e firme DKIM per ogni dominio, come descritto nella pagina sulla nostra infrastruttura self-hosted.
Per Overdogs, per esempio, l’avviso all’agenzia e la conferma a chi compila un modulo partono con un mittente del dominio dell’agenzia, configurato sul nostro server di posta.
Le tre strade a confronto
| Caselle dell’hosting | Google Workspace o Microsoft 365 | Server gestito da un fornitore | |
|---|---|---|---|
| Costo | Basso, spesso incluso | Per utente, ogni mese | Di solito annuale, per caselle e spazio |
| Spazio | Limitato, varia molto | Ampio | Concordato in base all’uso |
| Strumenti | Solo posta | Posta, calendario, file, videochiamate | Posta, con altri servizi a seconda del fornitore |
| Configurazione SPF, DKIM, DMARC | Da verificare, a volte manca | Guidata, ma da fare | Fatta dal fornitore |
| Dove stanno i dati | Dipende dall’hosting | Sui server del fornitore | Dipende dal fornitore, va chiesto |
| Adatto a | Professionisti con poche email | Squadre che usano già quegli strumenti | Chi vuole un solo riferimento per dominio, sito e posta |
Quali caselle conviene creare?
Prima di aprire caselle, chiediti chi deve leggere cosa. Una piccola attività di solito ha bisogno di due tipi di indirizzi.
- Caselle per funzione: info@, preventivi@, ordini@, amministrazione@. Restano all’azienda anche se cambiano le persone che le leggono. Sono quelle da mettere sul sito, sulla scheda Google e sui biglietti da visita.
- Caselle personali: nome@ o nome.cognome@, per chi ha rapporti diretti con clienti e fornitori.
Esiste anche una terza possibilità: gli alias, cioè indirizzi che non sono caselle vere ma rimandano a una casella esistente. Se sei da solo, puoi avere info@, preventivi@ e il tuo nome@ che arrivano tutti nella stessa casella, senza pagare tre caselle.
Quando qualcuno lascia l’azienda
C’è un motivo concreto per preferire le caselle per funzione. Il Garante privacy, in un caso del 2019 riportato nella newsletter del 20 dicembre 2019, ha ritenuto illecito mantenere attivo l’account di posta di un ex dipendente e accedere ai messaggi. La prassi indicata è rimuovere l’account dopo la fine del rapporto, con un messaggio automatico che indica un indirizzo alternativo.
Se i clienti scrivono a info@, l’uscita di una persona non crea problemi. Se scrivono tutti a mario@, ogni cambio diventa un caso da gestire.
Come si configura, passo per passo?
I passaggi sono gli stessi qualunque strada scegli. Cambiano solo i valori da inserire, che ti dà il servizio di posta.
- Verifica di avere accesso al dominio, cioè al pannello DNS presso il registrar o l’hosting.
- Scegli il servizio di posta e crea le caselle e gli alias che ti servono.
- Imposta i record MX, che dicono dove consegnare la posta. Per Google Workspace c’è la guida ai record MX.
- Imposta SPF, l’elenco dei server autorizzati a spedire a tuo nome.
- Attiva DKIM, la firma digitale che dimostra che il messaggio non è stato modificato.
- Pubblica DMARC, che dice ai provider cosa fare con i messaggi che non superano i controlli.
- Se avevi già una casella, copia i vecchi messaggi nella nuova prima del cambio.
- Configura le app su telefono e computer.
- Manda un messaggio di prova a un indirizzo Gmail e a uno Outlook, e controlla che arrivi in posta in arrivo e non nello spam.
Perché le email aziendali finiscono nello spam?
Quando ricevono un messaggio, Gmail, Outlook e gli altri si chiedono se arriva davvero da chi dice di essere. Per rispondere controllano proprio SPF, DKIM e DMARC. Se mancano, il messaggio sembra uguale a quelli di chi si spaccia per te.
Google lo scrive nelle sue linee guida per i mittenti, in vigore dal 1° febbraio 2024:
- tutti i mittenti devono avere almeno SPF o DKIM configurati, connessioni cifrate e un tasso di segnalazioni come spam sotto lo 0,3%;
- chi spedisce più di 5.000 messaggi al giorno verso indirizzi Gmail deve avere SPF e DKIM insieme, un record DMARC e, per le email di marketing, la disiscrizione con un clic.
Un’attività locale difficilmente arriva a 5.000 email al giorno, ma conviene comunque configurare tutti e tre i record: costa pochi minuti e protegge anche dalle email false spedite a tuo nome. Le istruzioni di Google sono nelle guide a SPF, DKIM e DMARC; se usi un altro servizio, i valori te li dà lui.
Gli errori più comuni
- Due record SPF sullo stesso dominio. Succede quando si aggiunge un servizio, come la newsletter, e si crea un secondo record invece di modificare il primo. Il record SPF deve essere uno solo.
- Il gestionale o il sito che spediscono senza essere autorizzati. Le conferme d’ordine o i moduli di contatto partono da un server diverso da quello della posta: anche quello va incluso.
- DMARC dimenticato. Senza, non ricevi nessun resoconto e non sai se qualcuno spedisce a tuo nome.
- Newsletter dalla casella normale. Per gli invii a molti contatti usa un servizio apposito, configurato sul tuo dominio.
E la PEC?
La PEC è un’altra cosa. È un servizio di posta con valore legale, che certifica invio e consegna, e serve per comunicazioni con la pubblica amministrazione e tra imprese. Non sostituisce l’email aziendale e non va usata per scrivere ai clienti. Di solito si acquista da un gestore accreditato e può avere un indirizzo con un dominio diverso dal tuo.
Quanto costa davvero un’email aziendale?
Il conto si fa su un anno, contando tutte le voci:
- Dominio: il rinnovo annuale presso il registrar.
- Servizio di posta: zero o quasi se incluso nell’hosting, per utente al mese con Google o Microsoft, annuale con un fornitore che gestisce il server.
- Configurazione iniziale: se la fai da solo è tempo tuo; se la affidi, è un costo una tantum.
- Migrazione dei vecchi messaggi, se arrivi da un’altra casella.
- Assistenza: chi chiami quando un cliente ti dice che le tue email non arrivano?
Per un professionista da solo, le caselle dell’hosting o un fornitore che gestisce tutto possono costare meno di un abbonamento per utente. Per una squadra che lavora già con documenti e calendari condivisi, Google Workspace o Microsoft 365 possono valere la spesa.
Da dove partire
Se hai già un dominio, controlla oggi i tuoi record: manda un’email a un indirizzo Gmail, apri il messaggio, seleziona “Mostra originale” e guarda se SPF, DKIM e DMARC risultano superati. Se uno non lo è, c’è da sistemare.
Se preferisci non pensarci, con il servizio domini, hosting ed email creiamo le caselle sul tuo dominio, configuriamo SPF, DKIM e DMARC, spostiamo i vecchi messaggi e verifichiamo con messaggi di prova che la posta arrivi. Il costo dipende da caselle e spazio, e ti mandiamo un preventivo scritto con la cifra annuale. Se hai anche un sito, la consulenza gratuita controlla anche la configurazione della posta. Per parlarne prima, prenota un incontro di 30 minuti.
Commenti
Ancora nessun commento. Domande ed esperienze sono benvenute.