Gestionale su misura o software in abbonamento? La guida

Clienti su un foglio Excel, preventivi in Word, fatture in un programma, appuntamenti su Google Calendar, newsletter su un altro servizio ancora. Ogni strumento funziona da solo, ma nessuno sa cosa fanno gli altri. E chi fa da collegamento sei tu, o un tuo collaboratore, con il copia e incolla.

A un certo punto ti chiedi se conviene prendere un gestionale in abbonamento o farne fare uno su misura. Non c’è una risposta valida per tutti. Qui trovi i criteri per scegliere, con un esempio reale.

Quali sono i segnali che ti serve un gestionale?

Se ti riconosci in almeno tre di questi punti, il problema non è più un singolo strumento ma l’insieme:

• lo stesso dato, come il telefono di un cliente, sta in tre posti e non sai quale è aggiornato;
• ogni settimana qualcuno copia a mano ordini, contatti o pagamenti da un programma all’altro;
• per rispondere a una domanda semplice, come “quanti clienti di quest’anno hanno rinnovato?”, devi esportare e incrociare fogli;
• paghi più abbonamenti che fanno cose simili, e il conto cresce con il numero di utenti o di contatti;
• quando un collaboratore se ne va, una parte dello storico se ne va con lui;
• hai collegato i programmi con servizi di automazione e non sai più quali collegamenti sono attivi e quali no.

Software in abbonamento: vantaggi e limiti

Il software in abbonamento, chiamato anche SaaS (Software as a Service), si usa dal browser e si paga ogni mese o ogni anno.

Vantaggi

• Parti subito, spesso con un periodo di prova.
• Aggiornamenti, sicurezza e backup li gestisce il fornitore.
• Il costo iniziale è basso.
• Per attività molto diffuse, come la fattura elettronica, esistono prodotti maturi e usati da molte aziende.

Limiti

• Ti adatti tu al programma, non il contrario. Se una funzione non c’è, puoi solo chiederla e aspettare.
• Il prezzo dipende spesso da utenti, contatti o operazioni, quindi cresce quando cresci tu.
• Il fornitore può cambiare prezzi e condizioni.
• I dati stanno sui suoi server, e per incrociarli con quelli di un altro programma devi esportarli o collegarli.

Gestionale su misura: vantaggi e limiti

Un gestionale su misura è un software scritto per il tuo modo di lavorare, di solito accessibile dal browser e dal telefono.

Vantaggi

• Segue i tuoi processi: i campi, i passaggi e i permessi sono quelli che usi davvero.
• Riunisce in un solo posto funzioni che oggi paghi a più fornitori.
• Il costo non cresce con il numero di contatti o di utenti.
• I dati stanno in un unico database, sui tuoi server o su server che scegli tu, e puoi incrociarli senza esportare niente.

Limiti

• Il costo iniziale è più alto e serve tempo per l’analisi.
• Serve qualcuno che lo mantenga: aggiornamenti di sicurezza, backup, correzioni.
• Dipendi da chi lo sviluppa, se non ti fai lasciare codice e documentazione.
• Richiede il tuo tempo: all’inizio devi spiegare come lavori e poi provare quello che ricevi.

Chi possiede i dati, e cosa dice il GDPR?

Con entrambe le soluzioni sei tu il titolare del trattamento dei dati dei tuoi clienti. Se i dati stanno sui server di un fornitore, quel fornitore è un responsabile del trattamento e serve un accordo scritto, come prevede l’articolo 28 del Regolamento europeo 2016/679. Vale per il software in abbonamento e vale per chi ti ospita il gestionale su misura.

Le domande da fare in ogni caso:

1. In quale paese sono conservati i dati?
2. Posso esportare tutti i dati, in un formato leggibile, quando voglio?
3. Chi può accedere, e con quali permessi?
4. C’è l’autenticazione a due fattori?
5. Ogni quanto si fanno i backup, e sono mai stati provati?

Con un gestionale su misura queste scelte le fai tu. Con un abbonamento le trovi nelle condizioni del fornitore. Per gli obblighi che riguardano il sito, come informativa e cookie, trovi una guida negli obblighi di legge per il sito web.

Come si confrontano i costi?

Non confrontare solo il primo anno. Metti a confronto tre o cinque anni, con la crescita che ti aspetti.

Per il conto dell’abbonamento, prendi l’estratto conto degli ultimi dodici mesi e somma tutti gli strumenti: CRM, newsletter, automazioni, agenda, moduli online, archiviazione file. Aggiungi le ore passate a copiare dati da uno all’altro. Per il su misura, chiedi un preventivo che separi realizzazione, server e manutenzione.

Esiste una via di mezzo?

Sì, ed è spesso la scelta più sensata per una piccola impresa. Tieni i software standard dove fanno bene il loro lavoro e non ti distinguono dagli altri, per esempio un programma di contabilità già usato dal tuo commercialista. Costruisci su misura la parte che è solo tua: il modo in cui segui i clienti, le pratiche, i preventivi, i rinnovi. Poi collega le due parti con le automazioni, così i dati passano da soli.

Un’altra via di mezzo è partire da moduli già scritti e collaudati, da adattare, invece di scrivere tutto da zero. Costa meno e i tempi sono più brevi.

Un esempio reale: un gestionale per quattro aziende

Il nostro gestionale multi-azienda è nato per una società di consulenza finanziaria che lavorava con fogli Google e servizi in abbonamento: MailerLite per la newsletter e Zapier per collegare i programmi fra loro, con 138 flussi di cui 109 attivi. Ogni domanda che attraversava due strumenti, come “questo cliente ha aperto la nostra ultima email?”, richiedeva un’esportazione e un incrocio a mano.

Abbiamo portato dentro un pezzo alla volta quello che stava fuori:

• la newsletter spedisce tramite Amazon SES, con contatti, liste e automazioni importati da MailerLite (il motore è descritto nel caso del kit newsletter);
• i flussi di Zapier sono diventati automazioni interne, con un registro che mostra cosa è partito e cosa no;
• la fattura elettronica esce in formato XML pronta per il Sistema di Interscambio;
• clienti, collaboratori e famiglie usano pagine pubbliche collegate allo stesso gestionale, descritte nel caso dei portali clienti.

Oggi il gestionale ha oltre 35 moduli e lo usano ogni giorno quattro aziende di settori diversi: la società di consulenza, un’agenzia di creator, una sala feste e un negozio di arredamento. Ogni azienda vede solo i moduli che le servono, e i permessi li controlla il server in base al ruolo. L’accesso ha l’autenticazione a due fattori e i dati stanno su server europei.

Non è una soluzione per tutti. Ha senso perché queste aziende avevano processi propri e molti strumenti da riunire.

Cosa preparare prima di chiedere un preventivo?

Più il punto di partenza è chiaro, più il preventivo è preciso. Prepara:

1. L’elenco dei processi: cosa succede da quando arriva un contatto a quando incassi, passo per passo.
2. Gli strumenti che usi, con il costo mensile di ognuno.
3. Le persone: chi usa il gestionale, con quale ruolo, e chi deve vedere cosa.
4. I dati da importare: fogli Excel, esportazioni dei programmi attuali, archivi di documenti.
5. Le priorità: cosa ti serve subito e cosa può aspettare.
6. I collegamenti: programmi che restano, come contabilità, pagamenti o e-commerce.
7. Dove devono stare i dati: sui tuoi server o su quelli di chi te lo fa.
8. Cosa chiedi alla fine del lavoro: codice, documentazione, esportazione dei dati, formazione.
9. Budget e tempi realistici, anche indicativi.

Se l’attività è in Umbria, verifica se ci sono contributi per la digitalizzazione: ne parliamo nella guida ai bandi per la digitalizzazione in Umbria.

Il passo successivo

Se ti riconosci nei segnali all’inizio, scrivici dalla pagina gestionali e CRM. Partiamo da una chiamata sui tuoi processi e ti mandiamo un preventivo scritto, anche per un solo modulo. Trovi un riepilogo delle nostre tariffe nella pagina prezzi.